Vergabeordnung

Vergabeordnung der Stadt Ahlen vom 18.02.2019

Der Rat der Stadt Ahlen hat in seiner Sitzung am 14.02.2019 die nachfolgende Vergabeordnung der Stadt Ahlen beschlossen:

1. Geltungsbereich
Die Vergabeordnung erstreckt sich auf alle Lieferungen, Leistungen und Bauleistungen; sie gilt für die Verwaltung und die Ahlener Umweltbetriebe. Sie gilt auch, wenn die Finanzierungsmittel von anderen Stellen zur Verfügung gestellt werden (z.B. Bundes- und Landesmittel). Vergaberechtliche Auflagen dieser Stellen sind gegenüber den Bestimmungen dieser Vergabeordnung vorrangig.

2. Vergabevorschriften
Die Bestimmungen der Vergabeverordnung (VgV) und der Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A Abschnitt 2) sind bei Aufträgen, deren geschätzte Auftragswerte die EU-Schwellenwerte ohne Umsatzsteuer erreichen oder übersteigen, verbindlich anzuwenden.

Die Regelungen der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und der Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A Abschnitt 1) sind bei Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte verbindlich anzuwenden, soweit sich aus dieser Vergabeordnung nichts anderes ergibt.

3. Vergabeverfahren / Wertgrenzen
Bei der Wahl der Vergabeverfahren sind die Vorschriften des § 14 VGV, der §§ 8, 49ff. UVgO  und des § 3a VOB/A zu beachten.
Abweichend hiervon gelten die nachfolgenden vereinfachten Möglichkeiten zur Wahl der Vergabeart:

3.1 Direktauftrag
Aufträge bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 2.500 Euro können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens beschafft werden (Direktauftrag). Dabei ist zwischen den beauftragten Unternehmen zu wechseln.

3.2 Freihändige Vergabe / Verhandlungsvergabe

(1)  Die Freihändige Vergabe von Bauleistungen bzw. die Verhandlungsvergabe bei Lieferungen und Dienstleistungen erfolgen ohne ein förmliches Ausschreibungsverfahren. Eine Verhandlungsvergabe kann mit oder ohne Teilnahmewettbewerb erfolgen. Zwischen den Unternehmen, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, soll ein Wechsel erfolgen. Maßnahmen, Feststellungen und Entscheidungen sind in Textform zu dokumentieren.
Zur Wahrung des Wettbewerbsgrundsatzes sind grundsätzlich mindestens drei geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Auch geeignete, bisher nicht berücksichtigte Unternehmen sollen beteiligt werden.

(2)  Bauleistungen mit einem geschätzten Auftragswert von bis zu 50.000,00 € können freihändig vergeben werden. Oberhalb dieser Wertgrenze sind Freihändige Vergaben unter den Voraussetzungen des § 3a Abs. 4 VOB/A zulässig.

(3)  Liefer- und Dienstleistungen mit einem geschätzten Auftragswert von bis zu 50.000,00 € können im Wege der Verhandlungsvergabe vergeben werden. Oberhalb dieser Wertgrenze sind Verhandlungsvergaben unter den Voraussetzungen des§  8 Abs. 4 UVgO zulässig.

3.3 Beschränkte Ausschreibung mit/ohne Teilnahmewettbewerb

(1)   Beschränkte Ausschreibungen können nach den Vorschriften der VOB/A bzw. UVgO mit oder ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden.
Ein Teilnahmewettbewerb ist eine öffentliche Aufforderung, Teilnahmeanträge zu stellen.
Bei einer Beschränkten Ausschreibung werden Leistungen nach Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben. Es sind mindestens drei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Zwischen den Unternehmen, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, soll ein Wechsel erfolgen. Auch geeignete, bisher nicht berücksichtigte Unternehmen sollen beteiligt werden.

(2)  Bauleistungen mit einem geschätzten Auftragswert von bis zu 500.000,00 € können ohne Teilnahmewettbewerb beschränkt ausgeschrieben werden.

(3)  Liefer-und Dienstleistungen mit einem geschätzten Auftragswert von bis zu 50.000,00 € können ohne Teilnahmewettbewerb beschränkt ausgeschrieben werden.

3.4 Öffentliche Ausschreibung

(1)  Öffentliche Ausschreibungen sind Verfahren, in denen eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert wird.

(2)  Bauleistungen über einem geschätzten Auftragswert von 500.000,00 € sind öffentlich auszuschreiben.

(3) Liefer- und Dienstleistungen über einem geschätzten Auftragswert von 50.000,00 € sind öffentlich auszuschreiben.

3.5 Wertbestimmung
Die genannten Wertgrenzen gelten jeweils ohne Umsatzsteuer. Bei der Schätzung des Auftragswertes ist § 3 VGV zu beachten.

3.6  Abweichungen
Abweichungen von den vorstehenden Regelbestimmungen können durch die Natur des Geschäftes, die Eigenart der Leistung oder besondere Umstände gerechtfertigt sein. Die maßgeblichen Gründe für die Abweichung von der Regelvergabeart sind überzeugend und nachvollziehbar im Einleitungsvermerk darzulegen.
Die Wahl der Vergabeart sowie deren Begründung bedürfen der Zustimmung der zuständigen Fachbereichsleitung bzw. der Betriebsleitung und sind durch Sichtvermerk zu dokumentieren.

4. Vergabegrundsätze
Bei allen Lieferungen und Leistungen sind umweltfreundliche Produkte (z.B. Recyclingmaterialien) oder Ausführungsarten (Langlebigkeit, Reparaturfreundlichkeit, Verwertbarkeit) nachzufragen. Nebenangebote sind grundsätzlich zuzulassen. Sie dürfen nicht zu einer Qualitätsminderung der Leistung führen. Dazu können Mindestanforderungen in den Vergabeunterlagen festgelegt werden.
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Neben dem Preis oder den Kosten können auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien (z.B. Öko-Siegel, Fair Trade-Siegel) berücksichtigt werden (§ 58 VGV und § 43 UVgO).

5. Auftragserteilung
Aufträge sind schriftlich zu erteilen. Ist im Ausnahmefall eine mündliche oder fernmündliche Auftragserteilung nicht zu vermeiden, muss die schriftliche Bestätigung umgehend nachgeholt werden.

6. Nichtbeachtung der Vergabevorschriften
Für die aus der Nichtbeachtung von Vergabevorschriften entstehenden Schäden werden die betreffenden Dienstkräfte nach den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen haftbar gemacht.

7. Marktbeobachtung
Die Verwaltung hat den Markt zu beobachten. Zur Erzielung günstiger Ergebnisse ist der Zeitpunkt der Ausschreibung nach Möglichkeit der Marktlage anzupassen.

8. Verfahrensablauf
Die Vergabeverordnung wird durch eine verwaltungsinterne Dienstanweisung ergänzt, die sich an diese Ordnung anschließt und den Verfahrensablauf regelt.

9. Inkrafttreten
Die Vergabeordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Vergabeordnung vom 30.10.2001 außer Kraft.

Bekanntmachungsanordnung
Die vorstehende Satzung wird hiermit öffentlich bekanntgemacht. Es wird darauf hingewiesen, dass eine Verletzung von Verfahrens- oder Formvorschriften nach § 7 Abs. 6 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW)  beim Zustandekommen dieser Satzung nach Ablauf eines Jahres seit ihrer Verkündigung nicht mehr geltend gemacht werden kann, es sei denn
a) eine vorgeschriebene Genehmigung fehlt oder ein vorgeschriebenes Anzeigeverfahren wurde nicht durchgeführt,
b) die Satzung ist nicht ordnungsgemäß öffentlich bekannt gemacht worden,
c) der Bürgermeister hat den Ratsbeschluss vorher beanstandet oder
d) der Form- oder Verfahrensfehler ist gegenüber der Stadt vorher gerügt und dabei die verletzte Rechtsvorschrift und die Tatsache bezeichnet worden, die den Mangel ergibt.

Ahlen, 18. Februar 2019

gez.
Dr. Alexander Berger
Bürgermeister